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IPMS貫標認證常見問題解答

發布時間:2018-05-30瀏覽:1343

1、提申請知識產權管理體系認證需提交哪些文件? 

答:填寫申請書,并按照《申請材料完備性清單》準備申請材料即可。

2、提出認證申請需要什么條件?

答:申請組織提交申請需滿足三個條件:(1)建立文件化的知識產權管理體系并實施運行三個月以上;(2)至少完成一次內部審核和管理評審;(3)知識產權管理體系運行期間及建立體系前的一年內未受到主管部門行政處罰。

3、提交申請后多久受理?

答: 受理需滿足三個條件:提交完整的申請材料、簽訂認證合同、繳納認證費用。

收到申請材料后即啟動受理流程,中知公司會在 1-2個工作日內進行合同評審及材料評審并出具認證合同,雙方簽訂認證合同,貴方繳納認證費用后完成受理,詳見申請材料包中“中知受理流程圖”。

4、認證審核費需要繳納多少?

答:認證審核費由三部分構成:申請費1000元,審定與注冊費2000元,審核費4000元每人日。

5、人日數如何確定?

答:人日數結合審核準則,根據企業規模、組織架構,是否涉及多場所、子公司、分公司等因素綜合評估確定。

6、收到合同后有疑問如何咨詢?

答:詳見合同最后一頁乙方信息中的聯系人及聯系人電話,合同問題、簽訂跟進情況、付款方式、快遞信息等均可咨詢該聯系人。

7、現場審核前需要準備什么?

根據現場審核活動的需要,請受審核方提前協調召開首末次會議的會議室,準備好公司公章,并通知相關人員做好審核準備。

8、申請組織進行認證必須要有內審員嗎?

答:標準并未明確要求申請組織必須具備內審員,但申請組織每年需至少進行一次內部審核,內審的有效開展是審核過程中重要的一環,需要有對標準有一定程度了解的人員參與,如申請組織內部無法完成,建議委托外部服務機構協助完成。

9、對申請組織的專利、商標、版權等有數量要求嗎?沒有專利是否可以認證?

 答:沒有數量要求,沒有專利也是可以認證的,知識產權不僅包括專利,還包括商標、著作權、商業秘密等,貫標認證旨在提高知識產權管理,加強風險控制等。

10、子公司如何和集團一起申請認證?無獨立法人資格的分公司是否可以申請認證?

答:子公司和集團一起進行關聯申請,下載“知識產權管理體系關聯申請申請包”,填寫對應的申請書及關聯關系說明,并按照《申請材料完備性清單》準備申請材料,并放入對應文件夾中,將認證申請包發送至郵箱即可。

無獨立法人資格的分公司申請時,簽署認證合同需和該分公司上一級具有獨立法人資格的母公司簽訂,由母公司承擔相應法律責任和義務。 

11、程序文件、記錄文件必須提交嗎?

答:標準中要求的10處程序文件必須提交,記錄文件提供所涉及的記錄文件總清單即可,審核組會在現場審核時查看實際產生的記錄文件。 

12、內部審核、管理評審都需要提交什么材料?

答:內部審核需提交內部審核計劃、內部審核首末次會議簽到表、內部審核檢查表及記錄、不符合項及整改記錄、內部審核報告;管理評審需提交管理評審計劃、管理評審簽到表、管理評審報告。 

13、管理評審還沒有做,是否可先提交申請?

答:可以先提交申請,進入現場審核前必須完成管理評審。 

14、能否給受審核方做一對一的輔導?

答:根據認監委等相關機構的相關要求,認證機構不能給受審核方做輔導。

15、關于知識產權組織機構圖,如果知識產權管理工作外包,沒有知識產權部門,也沒有專職的知識產權工作人員。知識產權組織機構圖如何體現,是否需要設立知識產權部門?

答:可以不設置知識產權部,但組織機構圖要體現知識產權管理職能。

16、標準中哪些條款可以刪除?

 答:標準中7.3.2、7.3.3、7.3.4、7.3.5、7.4.3可以刪減,是否刪減由申請組織自行決定,刪除以后證書的認證范圍中不再體現相關條款的內容。對于刪減條款是否合理,審核組在現場審核時會予以核實。其他條款的刪減可以根據企業的具體情況,由審核組來決定。

17、研發型企業不涉及生產,比如軟件開發公司,可以申請知識產權管理體系認證嗎?

答:可以,審核組會根據企業實際經營的產品情況進行審核并給出合適的認證范圍。 

18、受審核方要承擔審核員往返的交通費嗎?審核員都是從北京出發嗎?

答:認證費用不包含差旅費,差旅費由企業實報實銷。中知公司已經在四川、武漢、吉林、廣東、湖北、蘇州、深圳、山東、江蘇、福州設立分公司,并在全國多個省市設立辦事處。本著為受審核方節省費用的原則,我們會就近安排審核員,所以不一定從北京出發。

19、申請組織通過了質量管理體系認證,相關與知識產權認證重合的文件是否可以沿用?如果可以,怎么編號?

答:能否沿用,要看是否符合知識產權管理的要求。文件編號可按照文件控制程序的規定進行。

20、知識產權管理體系申請認證范圍與主營業務范圍的關系?

答:知識產權管理體系申請認證要小于/等于主營業務范圍,同時不得超過特定行業領域資質許可范圍,最終的認證范圍以證書確認件范圍為準。

21、現場審核通過后多久可以獲證?獲證后如何查詢獲證信息?

答:現場審核通過后,相關審核資料進入審定流程,中知公司會及時處理審定材料,審定通過后1-2個工作日內進行證書制作,一周左右即可收到紙質證書。獲證后,中知公司會及時將獲證信息上報認證認可監督委員會官網,獲證組織可登錄網址http://cx.cnca.cn/rjwcx/web/cert/index.do?progId=1212《認證認可業務信息統一查詢平臺》進行查詢,同時,我公司也會在公司主頁查詢欄目下進行更新。 

22、現場審核通過后都可以獲證嗎?

答:現場審核通過后,根據不符合項的多少和嚴重程度,申請組織應在審核組規定的期限內完成整改之后,審核組關閉不符合項并提交審定,審定通過后即可獲證。此外,《知識產權認證管理辦法》第二十三條規定,“被知識產權行政管理部門或者其他部門責令停業整頓,或者納入國家信用信息失信主體名錄的認證委托人,認證機構不得向其出具認證證書”。 

23、證書內項目變更需要提交什么材料?

答:組織有地址、名稱等項目發生變動,可以向公司業務部提交《證書變更申請表》(可在公司網站下載)及相關材料,并繳納換證費100元。 

24、監督審核的流程?

答:中知公司每年會對已獲證的組織進行監督審核,在發證后的次年,中知公司會提前2個月聯系相關負責人,并通過郵件發送《監督審核通知》,告知組織監審時間、費用及監審要求等。 

25、監督審核的費用?

答:監督審核費用詳見認證合同,由年金2000元和監督審核費4000元每人日組成。   

26、監督審核時可以申請擴大范圍認證嗎?

答:可以,擴大或縮小范圍都可以申請,需要現場審核時進行確認。

27、再認證審核的流程?

答: 中知公司會對認證證書即將到達三年有效期的企業提前3個月聯系相關負責人,并通過郵件發送《再認證審核通知》,告知受審核方再認證的相關要求等。

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